На что обязательно обратит внимание налоговая служба при мониторинге или проверке организации или индивидуального предпринимателя:

·1) самозанятый работает только с одним заказчиком, в основном с одним или постоянно с одними и теми же компаниями;

· 2) большая доля доходов, полученных от конкретной организации в общей массе доходов самозанятого;

· 3) компания работает с большим количеством самозанятых;

· 4) у компании резко уменьшилось количество штатных сотрудников и увеличилось число договоров с самозанятыми;

· 5) размер выплат самозанятым намного больше, чем работникам по трудовому договору;

·  самозанятому платят вознаграждение ежемесячно (1-2 раза) в примерно постоянной сумме, в одни и те же даты;

·  6) самозанятый работает с нынешним или бывшим работодателем;

·  7) связи текущих заказчиков плательщиков НПД с их бывшими работодателями;

·  8) произошел «групповой переход» работников из одной организации в другую, но уже в качестве самозанятых;

·  9) самозанятый долго работает на одного работодателя: три и более месяца подряд;

· 10) «массовая постановка на учет» и «массовые регистрации дохода»: заказчик организует регистрацию для работников в качестве плательщиков НПД с использованием одной электронной почты для всех работников, использует одно техническое средство для формирования чеков.

В зоне риска и те компании, у которых в договорах с самозанятыми есть такие условия, которые говорят о трудовых отношениях (либо в договорах их нет, но они есть по факту).

Основные действия, которые помогут безопасно работать с самозанятыми.

Перед заключением договора с самозанятым:

1) проверьте, есть ли у человека статус самозанятого. Это можно сделать через специальный сервис на сайте ФНС РФ или запросив у самозанятого справку о статусе плательщика НПД из приложения «Мой налог»;

2) выясните, есть ли у самозанятого другие заказчики. Безопасно, когда он сотрудничает не только с вашей компанией.

В договоре с самозанятым:

1) используйте термины из гражданского права (исполнитель, заказчик, работа, услуга, акт выполненных работ), но ни в коем случае не из трудового права (работодатель, график работы, социальные гарантии, должность и т.п.);

2) предметом договора должно быть не выполнение длящихся функций или обязанностей по какой-либо должности (специальности), или какого-либо вида работ, а конкретная работа/услуга (работы/услуги), определенное задание. Перечень работ/услуг можно вынести в приложение к договору, например, в спецификацию.

3) указывайте в договоре срок выполнения работ — дату, до которой они должны быть выполнены, срок лучше указать не более 3 месяцев (п. 3 приказа Минтруда России от 2 февраля 2024 г. № 40н);

4) пропишите обязанность выставить вам чек на каждую сумму оплаты в кратчайший срок, санкции за ее не выполнение;

5) укажите, что стороны обязательно составляют акт выполненных работ или оказанных услуг, срок в течение которого исполнитель должен его подписать и направить заказчику;

6) оплату в договоре привязывайте к подписанию акта выполненных работ, например, в течение 5 рабочих дней с даты подписания сторонами акта выполненных работ;

7) нельзя указывать, что получение статуса самозанятого – обязательное условие заключения договора.

8) не составляйте на самозанятого кадровые документы (табель учета рабочего времени, штатное расписание, графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника, приказы и т.п.).

В отношении оплаты услуг/работ самозанятого:

1) перед каждой оплатой проверяйте статус самозанятого на сайте ФНС РФ, т.к. прекратить этот статус он может в любой момент, а последствия для вас будут очень неприятные, в виде обязанности заплатить НДФЛ и страховые взносы за весь период работы после прекращения статуса, а также пени и штраф в случае не уплаты;

2) не оплачивайте работы/услуги регулярно (1-2 раза в месяц) в примерно одинаковых суммах в примерно одни и те же даты, а только по факту выполнения работ и подписания акта;

3) требуйте от самозанятого чек после каждой оплаты услуг/работ.

Иные рекомендации:

1) привлекайте самозанятых к тем работам и услугам, которые не являются основной деятельность вашей организации. Например, если в вашей фирме, специализирующейся на оказании бухгалтерских услуг, часть бухгалтеров будут работать как самозанятые, придется объяснить налоговой, почему они не в штате; если же вы производственное предприятие и привлекли самозанятого бухгалтера для разъяснения изменений налогового законодательства (или для других конкретных разовых услуг), то это нормальная ситуация;

2) не работайте с самозанятыми, которые являются сотрудниками вашей компании или уволились из нее менее 2 лет назад;

3) важно быть в контакте с самозанятым, с которым сотрудничаете.

Всегда помните, что самозанятый – это не работник компании, а самостоятельный контрагент по договору, независимый бизнес-субъект. Он действует только в своих интересах и самостоятельно осуществляет свою деятельность.